Gerenciamento de e-mail, dicas e truques

P: Não consigo enviar respostas para muitos e-mails durante meu dia de trabalho. Recebo centenas. Alguns são lixo, mas não posso responder a todos. Recebo mais de 100 por turno de trabalho e tento acompanhar, mas parece que nunca consigo chegar a todos. Às vezes, isso significa que sinto falta de e-mails de procura de emprego. Como você faz isso?

R: Ótima pergunta. Para ser honesto, também tenho dificuldade em gerenciar e-mails. Aprendi algumas dicas e truques, mas às vezes preciso seguir meus próprios conselhos com mais frequência.

Aqui está o que eu faço. Lembre-se de que compartilho seu desafio!

1. As exclusões rápidas. Às vezes recebo e-mails de varejistas ou outros que posso excluir após uma rápida revisão.
2. Cancelar inscrição! Estou fazendo isso com mais frequência. Não consigo ler todas as newsletters, as atualizações e até mesmo alguns dos “vendedores” de produtos e serviços.
3. Não responda. Estou melhorando nesta área. Quando um colega realiza uma tarefa ou me ajuda de alguma forma, tento não responder. Às vezes, essas respostas rápidas se transformam no que às vezes parece um jogo de pingue-pongue (uma troca de e-mails desnecessários). Eu respondo para agradecer à pessoa. Então eles responderam que sou bem-vindo. A desvantagem é que às vezes me sinto indiferente ou não sou grato. Quase sempre fico grato, mas também tento não entupir a caixa de entrada.
4. Se você receber um e-mail com cópia, pergunte se ele realmente requer uma resposta. Às vezes você pode não precisar responder. Novamente, isso poderia se transformar em um jogo de pingue-pongue.
5. Sinalize e-mails que exigem resposta. Essa tática ajuda você a retornar aos e-mails que são importantes. Para mim, geralmente é um e-mail de cliente.
6. O bloqueio pode ser útil. No início deste ano, implementamos uma ferramenta de bloqueio. Então, muitos e-mails são encaminhados para nossa pasta de lixo eletrônico/spam. Esse tipo de ferramenta requer cuidado porque às vezes e-mails importantes chegam fora da sua caixa de entrada. Você pode aprovar determinados domínios, mas isso demora um pouco, principalmente no início. Você pode adicionar determinados endereços de e-mail ou domínios aos seus endereços de e-mail “seguros”. Isso é importante como caçador de empregos. Se houver empregadores ou empresas de colocação que exijam uma resposta, adicione-os como um endereço de e-mail ou domínio “seguro”.
7. Considere usar uma resposta “fora do escritório” em datas e horários que você sabe que levam mais tempo para responder. Estabelece a expectativa de que as respostas possam demorar. Quando uso esta opção, tento me comunicar em um horário e/ou data específico em que estarei revisando os e-mails. Por exemplo, “Não consigo responder ao seu e-mail até às 15h de hoje. Obrigado pela sua paciência.
8. Mova seu e-mail para uma pasta. Sei que outros são melhores nesta etapa do que eu. Existem algumas ferramentas de software que ajudam você a pré-classificar e-mails, organizar e priorizar usando um assistente de IA.
9. Agende um horário durante o dia para verificar e-mails. Eu me daria uma nota baixa nesta recomendação. Esta pode ser uma resolução de Ano Novo para mim em 2025. Então, as pessoas passam a enviar mensagens de texto. No entanto, tenho mais dificuldade em rastrear textos quando estes são relacionados a negócios. Costumo enviar mensagens de texto sobre assuntos de negócios apenas quando são críticos ou urgentes.
10. Reserve algum tempo para revisar e-mails e eliminar alguns. Eu sei que tenho e-mails na minha caixa de entrada que não são mais importantes. Estou tentando dedicar de 20 a 30 minutos todas as semanas para excluir e-mails desnecessários. É mais fácil falar do que fazer.

Obrigado pelo lembrete sobre como me incentivar a gerenciar melhor meu sistema de e-mail. Preciso me concentrar nisso para melhorar minha produtividade também!